Del pedido a la entrega: cómo mejorar la gestión de solicitudes con una operativa más visual y eficiente

Cada vez más establecimientos ofrecen durante la estancia una mayor variedad de servicios digitales: room service, take away, alquileres, amenities, experiencias o productos adicionales.

Esta evolución responde a una nueva realidad: los huéspedes esperan poder acceder a más servicios de forma rápida y sencilla desde su móvil, con la misma comodidad con la que realizan cualquier otra gestión en su día a día.

Sin embargo, abrir el abanico de servicios digitales plantea un desafío importante para los equipos internos: ¿cómo absorber ese volumen de peticiones sin colapsar la operativa ni cometer errores?

Una experiencia digital excelente no termina cuando el cliente pulsa el botón de "pedir". De hecho, es ahí donde empieza el verdadero reto: coordinar departamentos, gestionar los tiempos de preparación y garantizar que cada solicitud llegue al huésped de forma impecable.

El eslabón perdido: cuando el problema no es la venta, sino la gestión

Tradicionalmente, la gestión de pedidos y servicios se ha apoyado en diferentes canales: llamadas telefónicas, mensajes internos, hojas de trabajo o sistemas independientes.

A medida que aumenta el número de servicios disponibles, este modelo puede generar más complejidad:

• Falta de visibilidad sobre el estado de cada solicitud.

• Dificultad para coordinar equipos.

• Mayor riesgo de errores o retrasos.

• Más tiempo dedicado a tareas de seguimiento.

Para solucionar esto, el mercado de la restauración dio hace tiempo con la clave a través de los sistemas KDS (Kitchen Display System), donde los pedidos pasan por diferentes estados visuales hasta completarse.

En Uplaan nos hicimos la siguiente pregunta: ¿por qué limitar esta lógica visual y ultraeficiente solo a la cocina si un resort funciona de manera transversal?

Una nueva pantalla para gestionar cualquier pedido desde un único espacio

Con esto en mente, hemos desarrollado una nueva funcionalidad con una vista centralizada para tener el control absoluto: una pantalla estilo tablero diseñada específicamente para facilitar la gestión operativa de cualquier solicitud de forma visual e intuitiva.

Esta herramienta funciona bajo la filosofía drag & drop (arrastrar y soltar). El equipo puede ver de un solo vistazo y en un único entorno el flujo completo de cada pedido y actualizar el estado de cualquier pedido simplemente arrastrándolo de una columna a otra. El sistema se encarga de sincronizar y actualizar el estado automáticamente, tanto en la App como en el Backoffice. Además, a cada actualización de estado del pedido, el cliente recibe una notificación. 

El objetivo es sencillo: que el equipo tenga siempre una visión clara de qué está pendiente, qué está en proceso y qué ya ha sido completado.

Flexibilidad real: una herramienta que se adapta a cada canal de venta

Una de las principales ventajas de esta nueva funcionalidad es que no está limitada únicamente a pedidos gastronómicos. El tablero de Uplaan es completamente moldeable y permite filtrar y personalizar las columnas visuales en función del canal de venta o del pedido del que se trate.

Cada departamento trabaja con una operativa específica y las etapas reales de su día a día. Por ejemplo:

• En el canal de Room Service o Take Away, el flujo operativo natural se organiza en columnas claras: Pedido recibido, En preparación y Pedido entregado.

• En el canal de Alquiler de bicicletas, el tablero se transforma por completo para adaptarse a su ciclo de vida: Petición recibida, Bici entregada y Bici devuelta.

• Para la gestión de amenities, las fases se adaptan exactamente a lo que el equipo de pisos necesita monitorizar para que nada se quede en el tintero.

Esta personalización permite que cada departamento trabaje con un flujo adaptado a sus necesidades, manteniendo siempre una gestión centralizada.

Más eficiencia operativa para los equipos

La incorporación de esta nueva pantalla responde a una necesidad clave: facilitar el trabajo diario de los equipos.

Cuando un huésped realiza una solicitud desde la app o webapp, la información llega directamente a la plataforma y cada equipo puede gestionarse desde el tablero correspondiente.

Esto permite:

• Reducir tiempos de respuesta.

• Evitar pérdidas de información entre departamentos.

• Mejorar la coordinación interna.

• Tener una visión global de todos los servicios activos.

• Priorizar tareas según necesidades.

Además, al disponer de una visualización más clara, los equipos pueden anticiparse mejor a los momentos de mayor demanda y organizar los recursos de forma más eficiente.

Elevando el potencial del Módulo de Productos de Uplaan

La nueva pantalla tipo tablero es el complemento perfecto para consolidar la potencia de nuestro Módulo de Productos. 

Este módulo permite ofrecer los catálogos de productos directamente en la app del huésped. Así, los clientes pueden consultar y adquirir productos o pedidos como:

• Room service o Take away.

• Amenities.

• Servicios adicionales.

• Alquileres.

• Otros productos disponibles durante la estancia.

La plataforma genera tickets de manera automática, permite al cliente programar pedidos futuros, solicitar facturas y procesar de forma segura los cobros, recogidas o envíos.

Ahora, la ecuación está completa. El Módulo de Productos se encarga de que la venta y la automatización del pedido sean impecables en la parte del cliente; y el nuevo Tablero de Pedidos garantiza que la ejecución de ese servicio por parte del personal sea rápida, coordinada y sin fricciones.

Tecnología diseñada para las personas

Digitalizar no consiste en añadir más pantallas para saturar al personal, sino en darles las herramientas adecuadas para que trabajen mejor. Al implementar una operativa visual basada en tableros, los equipos reducen drásticamente los tiempos de respuesta, evitan los malentendidos entre departamentos y logran anticiparse mucho mejor a las horas punta de demanda.

En definitiva, la satisfacción del huésped comienza detrás de escena. Cuando los procesos internos son claros y la tecnología acompaña el ritmo del equipo, ofrecer un servicio extraordinario deja de ser un esfuerzo y se convierte en el estándar de cada día.

¿Quieres ver cómo el nuevo tablero de gestión de Uplaan puede transformar el día a día de tu resort?

Solicita una demo en nuestra página web o contáctanos a través de info@uplaan.com | +34 93 122 89 58.