De la sol·licitud a l'entrega: com millorar la gestió de comandes amb una operativa més visual i eficient

Cada vegada més establiments ofereixen durant l’estada una major varietat de serveis digitals: room service, take away, lloguers, amenities, experiències o productes addicionals.

Aquesta evolució respon a una nova realitat: els hostes esperen poder accedir a més serveis de manera ràpida i senzilla des del seu mòbil, amb la mateixa comoditat amb què gestionen qualsevol altra activitat del seu dia a dia.

Tanmateix, ampliar el ventall de serveis digitals planteja un repte important per als equips interns: com absorbir aquest volum de peticions sense col·lapsar l’operativa ni cometre errors?

Una experiència digital excel·lent no acaba quan el client prem el botó de “demanar”. De fet, és aquí quan comença el veritable repte: coordinar departaments, gestionar els temps de preparació i garantir que cada sol·licitud arribi a l’hoste de manera impecable.

L’esglaó perdut: quan el problema no és la venda, sinó la gestió

Tradicionalment, la gestió de comandes i serveis s’ha basat en diferents canals: trucades telefòniques, missatges interns, fulls de treball o sistemes independents.

A mesura que augmenta el nombre de serveis disponibles, aquest model pot generar més complexitat:

• Falta de visibilitat sobre l’estat de cada sol·licitud.

• Dificultat per coordinar equips.

• Major risc d’errors o retards.

• Més temps dedicat a tasques de seguiment.

Per solucionar-ho, el sector de la restauració va trobar fa temps la clau a través dels sistemes KDS (Kitchen Display System), on les comandes passen per diferents estats visuals fins a completar-se.

A Uplaan ens vam plantejar la següent pregunta: per què limitar aquesta lògica visual i ultraeficient només a la cuina si un resort funciona de manera transversal?

Una nova pantalla per gestionar qualsevol comanda des d’un únic espai

Amb aquesta idea, hem desenvolupat una nova funcionalitat amb una vista centralitzada per tenir el control absolut: una pantalla en format tauler dissenyada específicament per facilitar la gestió operativa de qualsevol sol·licitud de manera visual i intuïtiva.

Aquesta eina funciona sota la filosofia drag & drop (arrossegar i deixar anar). L’equip pot veure d’un sol cop d’ull i en un únic entorn el flux complet de cada comanda i actualitzar-ne l’estat simplement arrossegant-la d’una columna a una altra.

El sistema s’encarrega de sincronitzar i actualitzar l’estat automàticament, tant a l’App com al Backoffice. A més, cada vegada que s’actualitza l’estat d’una comanda, el client rep una notificació.

L’objectiu és senzill: que l’equip tingui sempre una visió clara de què està pendent, què està en procés i què ja s’ha completat.

Flexibilitat real: una eina que s’adapta a cada canal de venda

Un dels principals avantatges d’aquesta nova funcionalitat és que no està limitada únicament a les comandes gastronòmiques. El tauler d’Uplaan és completament adaptable i permet filtrar i personalitzar les columnes visuals en funció del canal de venda o del tipus de sol·licitud.

Cada departament treballa amb una operativa específica i amb unes etapes pròpies del seu dia a dia. Per exemple:

• En el canal de Room Service o Take Away, el flux operatiu natural s’organitza en columnes clares: Comanda rebuda, En preparació i Comanda lliurada.

• En el canal de lloguer de bicicletes, el tauler es transforma completament per adaptar-se al seu cicle de vida: Petició rebuda, Bicicleta lliurada i Bicicleta retornada.

• Per a la gestió d’amenities, les fases s’adapten exactament al que l’equip de pisos necessita controlar perquè cap tasca quedi pendent.

Aquesta personalització permet que cada departament treballi amb un flux adaptat a les seves necessitats, mantenint sempre una gestió centralitzada.

Més eficiència operativa per als equips

La incorporació d’aquesta nova pantalla respon a una necessitat clau: facilitar el treball diari dels equips.

Quan un hoste realitza una sol·licitud des de l’app o la webapp, la informació arriba directament a la plataforma i cada equip pot gestionar-la des del tauler corresponent.

Això permet:

• Reduir els temps de resposta.

• Evitar pèrdues d’informació entre departaments.

• Millorar la coordinació interna.

• Tenir una visió global de tots els serveis actius.

• Prioritzar tasques segons les necessitats.

A més, disposar d’una visualització més clara permet als equips anticipar-se millor als moments de major demanda i organitzar els recursos de manera més eficient.

Potenciant el Mòdul de Productes d’Uplaan

La nova pantalla en format tauler és el complement perfecte per consolidar la potència del nostre Mòdul de Productes.

Aquest mòdul permet oferir catàlegs de productes directament a l’app de l’hoste. D’aquesta manera, els clients poden consultar i adquirir productes o serveis com:

• Room service o Take away.

• Amenities.

• Serveis addicionals.

• Lloguers.

• Altres productes disponibles durant l’estada.

La plataforma genera tiquets automàticament, permet al client programar comandes futures, sol·licitar factures i gestionar de manera segura els cobraments, recollides o lliuraments.

Ara, l’equació està completa. El Mòdul de Productes s’encarrega que la venda i l’automatització de la comanda siguin impecables des del punt de vista del client; i el nou Tauler de Comandes garanteix que l’execució del servei per part del personal sigui ràpida, coordinada i sense friccions.

Tecnologia dissenyada per a les persones

Digitalitzar no consisteix a afegir més pantalles per saturar el personal, sinó a oferir-los les eines adequades perquè treballin millor.

En implementar una operativa visual basada en taulers, els equips redueixen dràsticament els temps de resposta, eviten malentesos entre departaments i aconsegueixen anticipar-se molt millor als moments de major demanda.

En definitiva, la satisfacció de l’hoste comença entre bastidors. Quan els processos interns són clars i la tecnologia acompanya el ritme de l’equip, oferir un servei extraordinari deixa de ser un esforç i es converteix en l’estàndard del dia a dia.

Vols veure com el nou tauler de gestió d’Uplaan pot transformar el dia a dia del teu resort?

Sol·licita una demo a la nostra pàgina web o contacta'ns a través d'info@uplaan.com | +34 93 122 89 58.