Do pedido à entrega: como melhorar a gestão de solicitações com uma operação mais visual e eficiente

Cada vez mais, os estabelecimentos oferecem durante a estadia uma maior variedade de serviços digitais: room service, take away, alugueres, amenities, experiências ou produtos adicionais.

Esta evolução responde a uma nova realidade: os hóspedes esperam poder aceder a mais serviços de forma rápida e simples através do seu telemóvel, com a mesma comodidade com que realizam qualquer outra gestão no seu dia a dia.

No entanto, alargar a oferta de serviços digitais coloca um desafio importante às equipas internas: como gerir este volume de pedidos sem sobrecarregar a operação nem aumentar o risco de erros?

Uma excelente experiência digital não termina quando o hóspede carrega no botão de "pedir". Na verdade, é nesse momento que começa o verdadeiro desafio: coordenar departamentos, gerir tempos de preparação e garantir que cada pedido chega ao hóspede de forma impecável.

O elo perdido: quando o desafio não está na venda, mas sim na gestão

Tradicionalmente, a gestão de pedidos e serviços tem sido suportada por diferentes canais: chamadas telefónicas, mensagens internas, folhas de trabalho ou sistemas independentes.

À medida que aumenta o número de serviços disponíveis, este modelo pode gerar uma maior complexidade:

• Falta de visibilidade sobre o estado de cada pedido.

• Dificuldade na coordenação entre equipas.

• Maior risco de erros ou atrasos.

• Mais tempo dedicado a tarefas de acompanhamento.

Para resolver este desafio, o setor da restauração encontrou há algum tempo a solução através dos sistemas KDS (Kitchen Display System), onde os pedidos passam por diferentes estados visuais até serem concluídos.

Na Uplaan colocámos a seguinte questão: por que limitar esta lógica visual e altamente eficiente apenas à cozinha, quando um resort funciona de forma transversal?

Um novo ecrã para gerir qualquer pedido a partir de um único espaço

Com esta ideia em mente, desenvolvemos uma nova funcionalidade com uma visão centralizada para ter controlo total: um painel visual desenvolvido especificamente para facilitar a gestão operacional de qualquer pedido de forma simples e intuitiva.

Esta ferramenta funciona com base na filosofia drag & drop (arrastar e largar). A equipa consegue visualizar, num único ambiente, todo o fluxo de cada pedido e atualizar o seu estado simplesmente arrastando-o de uma coluna para outra.

O sistema encarrega-se de sincronizar e atualizar automaticamente o estado, tanto na App como no Backoffice. Além disso, sempre que o estado de um pedido é atualizado, o hóspede recebe uma notificação.

O objetivo é simples: garantir que a equipa tem sempre uma visão clara do que está pendente, do que está em preparação e do que já foi concluído.

Flexibilidade real: uma ferramenta adaptada a cada canal de venda

Uma das principais vantagens desta nova funcionalidade é que não está limitada apenas aos pedidos de restauração. O painel da Uplaan é totalmente adaptável e permite filtrar e personalizar as colunas visuais de acordo com o canal de venda ou o tipo de pedido.

Cada departamento trabalha com uma operação específica e com diferentes etapas no seu dia a dia. Por exemplo:

• No canal de Room Service ou Take Away, o fluxo operacional organiza-se em etapas claras: Pedido recebido, Em preparação e Pedido entregue.

• No canal de aluguer de bicicletas, o painel adapta-se completamente ao seu ciclo de vida: Pedido recebido, Bicicleta entregue e Bicicleta devolvida.

• Para a gestão de amenities, as fases são ajustadas exatamente ao que a equipa de housekeeping necessita de acompanhar, garantindo que nenhuma tarefa fica esquecida.

Esta personalização permite que cada departamento trabalhe com um fluxo adaptado às suas necessidades, mantendo sempre uma gestão centralizada.

Maior eficiência operacional para as equipas

A implementação deste novo ecrã responde a uma necessidade essencial: facilitar o trabalho diário das equipas.

Quando um hóspede realiza um pedido através da app ou web app, a informação chega diretamente à plataforma e cada equipa pode gerir o processo através do respetivo painel.

Isto permite:

• Reduzir tempos de resposta.

• Evitar perdas de informação entre departamentos.

• Melhorar a coordenação interna.

• Ter uma visão global de todos os serviços ativos.

• Priorizar tarefas de acordo com as necessidades.

Além disso, ao dispor de uma visualização mais clara, as equipas conseguem antecipar melhor os períodos de maior procura e organizar os recursos de forma mais eficiente.

Potenciar todo o valor do Módulo de Produtos da Uplaan

O novo painel de gestão é o complemento perfeito para consolidar o potencial do nosso Módulo de Produtos.

Este módulo permite aos estabelecimentos disponibilizar catálogos de produtos diretamente na app do hóspede. Desta forma, os clientes podem consultar e adquirir produtos ou serviços como:

• Room service ou Take Away.

• Amenities.

• Serviços adicionais.

• Alugueres.

• Outros produtos disponíveis durante a estadia.

A plataforma gera tickets automaticamente, permite ao hóspede programar pedidos futuros, solicitar faturas e processar de forma segura pagamentos, recolhas ou entregas.

Agora, o processo está completo. O Módulo de Produtos garante que a venda e a automatização do pedido são simples e eficientes para o hóspede; enquanto o novo Painel de Gestão de Pedidos assegura que a execução do serviço por parte da equipa é rápida, coordenada e sem fricções.

Tecnologia criada para as pessoas

Digitalizar não significa adicionar mais ecrãs para sobrecarregar as equipas. Significa disponibilizar as ferramentas certas para que possam trabalhar melhor.

Ao implementar uma operação visual baseada em painéis, as equipas reduzem significativamente os tempos de resposta, evitam falhas de comunicação entre departamentos e conseguem antecipar de forma mais eficaz os períodos de maior procura.

Em definitiva, a satisfação do hóspede começa nos bastidores. Quando os processos internos são claros e a tecnologia acompanha o ritmo das equipas, oferecer um serviço extraordinário deixa de ser um esforço e passa a ser o padrão diário.

Quer saber como o novo painel de gestão da Uplaan pode transformar o dia a dia do seu resort?

Solicite uma demonstração em nosso site ou entre em contato conosco através de info@uplaan.com | +34 93 122 89 58.